gade software sistema de gestion documental para empresas

Sistemas de Gestión Documental

Imagina una oficina sin montañas de papel
Y sin archivos digitales desordenados

gade experto en software sistema de gestion documental

Somos multiproducto

En Gade actuamos como mayoristas de los productos, garantizando que obtengas el máximo valor por tu inversión

Si necesitas un gestor documental:

Te asesoramos sobre el software que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio actuales y futuras

Implementamos la integración sin problemas en tu infraestructura tecnológica existente y para evitar la fragmentación de datos

Ponemos a disposición herramientas complementarias de captura de información, que crean un sistema totalmente automatizado capaz de realizar la captura e integración de datos desde cualquier canal

Te vamos a asesorar con la mejor solución del mercado que se adapte a tus necesidades

Conoce más nuestra metodología

Todas las empresas necesitan un gestor documental. ¿Por qué?

Nuestra experiencia nos ha dejado claro que el problema no son los datos estructurados de los sistemas de registro e información, sino los datos no estructurados

DATOS NO ESTRUCTURADOS

¿Cuáles son?

Los formularios de procesamiento de textos

Archivos de hoja de cálculo

Correo electrónico

Chats y Chatbots

Mensajes de redes sociales

Tipos de archivos enriquecidos: imágenes, audio, vídeo y papel

¿Te sucede, verdad?

La solución: un DMS o un ECM

¿Qué es un DMS?

Un sistema de gestión documental o DMS, archiva digitalmente los documentos de la organización y permite un acceso inmediato a los mismos

¿Qué es un ECM?

Un ECM o gestor de contenidos empresariales, cubre el ciclo de vida completo de los documentos de la empresa. Desde su creación, hasta la gestión, distribución, archivado y conservación. Por lo tanto, el DMS es un componente más de un ECM completo.
Con la incorporación adecuada de un ECM se aumenta considerablemente la productividad de los empleados, se reducen costes de explotación y se estandarizan los procesos. Cualquier documento o información se puede recuperar desde cualquier lugar, en el momento preciso en el que se necesita

Tu solución ECM también puede incluir las siguientes funcionalidades:

OCR sobre texto de un documento

Las siglas OCR quieren decir Reconocimiento Óptico de Caracteres (Optical Character Recognition). Aplicando OCR sobre la imagen del texto de un documento, podemos capturar los caracteres automáticamente sin tener que teclearlos manualmente. La información leída se puede editar y llevar a otros sistemas para su uso
Se puede hacer OCR sobre el texto completo de un documento o capturar sólo los campos relevantes que nos puedan interesar. Por ejemplo, capturar los datos contables de una factura para su contabilización en el sistema financiero (véase el apartado Contabilización de Facturas)

BPM

Una Solución de Automatización de Procesos de Negocio (Business Process Management Suite) es un sistema informático que permite modelar procesos de principio a fin, automatizándolos, controlándolos, monitorizándolos y buscando la mejora continua. Se establecen flujos de cada paso del proceso

Firma electrónica de documentos

Los documentos electrónicos se puede firmar mediante un certificado electrónico o digital, aportando la misma validez jurídica que un documento firmado manualmente (véase el apartado Firma Electrónica y Digital)

Beneficios de un software de gestión documental

sistemas de gestion documental para empresas tecnología

Automatización

Agiliza flujos y reduce errores al automatizar tareas internas, mejorando la gestión y consistencia de datos y documentos

Centralización

Acceso rápido y preciso a documentos. La posibilidad de acceder a documentos desde cualquier ubicación mejora la colaboración entre equipos y sucursales

Eficiencia

Agilizamos los procesos al eliminar la necesidad de impresión, escaneo y envío de documentos físicos. La centralización evita la dispersión y pérdida

Seguridad y control

Los documentos digitales pueden almacenarse de forma mucho más segura que el papel
Permisos configurables de acceso y control sobre quién puede ver, editar o eliminar documentos para mantener la seguridad de la información sensible

Análisis y reporting

La capacidad de análisis sobre los datos almacenados brinda a la empresa una visión estratégica. Esto permite identificar áreas de mejora en los procesos

En definitiva, los sistemas de gestión documental son una forma más inteligente y ágil de trabajar con tus documentos y tienen capacidad colaborativa y de sincronización de archivos

Casos de uso

Si ya utilizas un sistema de gestión documental o buscas uno nuevo, en Gade:
te asesoramos para guiarte hacia el mejor camino, maximizando la relación calidad-precio y con una estrategia clara

Departamento de RR.HH.

La información de cada empleado se puede incorporar a un expediente electrónico, de forma más segura y conforme a la Ley de Protección de Datos (LOPD)
Permite que tus empleados firmen electrónicamente contratos, documentación PRL y cualquier otro documento necesario

Departamento Legal y de Compras

El ECM traza el historial de los documentos legales. Se gestionan plantillas y versiones de cada documento, procesos de aprobación y archivado seguro de todo el expediente (documento principal, correos electrónicos y notas relacionadas)
Se pueden controlar automáticamente los plazos relevantes para cada documento, avisando al rol responsable de cada tarea

Departamento de Atención al Cliente

Archiva convenientemente cualquier documento de reclamación de tus clientes. Incorpóralos a un expediente digital y deja todo disponible para ser utilizado por cualquier persona de la organización en el momento adecuado

Departamento de Logística y Transporte

Archiva automáticamente todos los albaranes de entrega de mercancía a tus clientes. Déjales que firmen electrónicamente los documentos a la recepción de sus productos
Captura automáticamente la información de los albaranes de entrada de mercancía en tus almacenes

Departamento Comercial

Gestiona las diferentes versiones de ofertas y contratos enviados a tus clientes. Firma electrónica de los contratos, incluso de forma remota.
Automatiza el proceso de alta de un cliente, con todos los documentos relacionados
Captura automáticamente los pedidos que llegan de tus clientes por email

Departamento de Contabilidad y Financiero

Documentos, como las facturas, deben almacenarse por un tiempo determinado por exigencias legales. Además, el proceso de contabilización de las facturas de proveedores conlleva una gran carga de trabajo que se puede automatizar.
Con un ECM adecuado se pueden capturar los datos contables de las facturas, contrastar la información contra los pedidos y albaranes recepcionados, definir un proceso de aprobación de las facturas y de resolución de incidencias, hasta hacer la contabilización definitiva en el ERP
Facilita la creación de cualquier informe financiero facilitando la información necesaria de forma inmediata

Departamento de Calidad

Define un proceso eficiente para el control de calidad en todos los procesos de tu organización
Gestiona toda la documentación necesaria para el control de la normativa ISO, GDPR, auditorías, no conformidades, etc