Contabilización automática de facturas de proveedores

Encontramos la mejor solución para contabilizar facturas de proveedores, de forma fácil, rápida y precisa

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En Gade actuamos como mayoristas de los productos, garantizando que obtengas el máximo valor por tu inversión

Si necesitas optimizar la contabilización de facturas:

Te recomendamos un software a medida para automatizar la captura, validación y reconciliación de información, garantizando informes confiables

Implementamos la configuración para evitar procesos tediosos y repetitivos, retrasos y fallos de comunicación

Proporcionamos visibilidad en tiempo real y supervisión de flujos de efectivo, con notificaciones y recordatorios automáticos

Te vamos a asesorar con la mejor solución del mercado que se adapte a tus necesidades

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¿Cómo se automatiza el proceso de contabilización de las facturas de proveedores?

Es realizar una anotación en los libros contables de la empresa para registrar un gasto o un ingreso. Hay que diferenciar entre la contabilización de una factura en los libros contables y el registro de una factura en los libros de facturas emitidas o recibidas

1. Captura de los documentos:

Las facturas que llegan en formato PDF, adjuntas a correos electrónicos, son capturadas por un competente que las descarga automáticamente de cualquier mensaje que llega al buzón de correo específico de facturas

Las facturas que llegan en papel se digitalizan con un proceso certificado por la AEAT, para que las imágenes resultantes puedan presentarse a este organismo sin la necesidad de guardar los originales en papel

Las facturas en formato electrónico se incrementarán tras la aprobación de la ley conocida como “crea y crece”. Los formatos habilitados también deben poder importarse sin problema por el sistema, consiguiendo la centralización en la recepción de cualquier factura de proveedores

2. Captura de los datos relevantes de las facturas de proveedores:

Gracias a la tecnología de OCR y de IA, el sistema captura automáticamente todos los datos contables de las facturas de proveedores: código de proveedor, sociedad compradora, fecha, número de factura, bases e impuestos, etc

También permite capturar información que nos sirva para chequear que los datos del proveedor son correctos respecto a la información de la que disponemos en el ERP. Por ejemplo, número de pedido, número de albarán, etc

Por último, es posible capturar información de las líneas de detalle de las facturas: código de producto, unidades, precio unitario, descuentos, etc

El sistema va aprendiendo a medida que se trabaja con él, de modo que cada vez captura más y mejor los datos que se le piden

3. Chequeo de datos de las facturas contra la información del ERP:

Se puede automatizar que el sistema realice una comprobación automática de que los datos de la factura coinciden con la información que se tiene en el ERP. Este matching de datos se suele realizar a partir del número de pedido y/o número de albarán que existe tanto en la factura como en el sistema informático financiero

Si todas las comprobaciones resultan positivas, entonces el sistema identifica la factura como correcta. Si se detecta alguna discrepancia entre los datos, se genera una incidencia que deberá ser resuelta por un usuario

4. Workflows de aprobación y de resolución de incidencias:

Algunas facturas no tienen número de pedido ni de albarán, con lo que no se puede hacer una comprobación de los datos contra el ERP. Estas facturas viajarán a través de un workflow del sistema para que sean aprobadas por el responsable correspondiente

Todas las facturas que se queden con el estatus de incidencia, también pueden ser enviadas a la persona correspondiente a través de un workflow (por ejemplo, al Departamento de Compras) para que de las indicaciones oportunas sobre el documento

5. Contabilización definitiva en el sistema financiero:

El sistema se puede integrar con el ERP correspondiente para generar automáticamente los asientos contables. Se puede indicar la cuenta contable, centro de coste, proyecto y cualquier otra información necesaria

Si es necesario, el sistema puede alimentar cualquier otro sistema de destino (SII, gestor documental, sistema de BI, etc) a través de ficheros o mediante el API

Beneficios de un software para contabilizar facturas

Las ventajas obtenidas por la automatización del proceso de contabilización de facturas de proveedores son muy claras:

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Automatización integral

Automatización de principio a fin: Desde la captura e interpretación de datos hasta la gestión de flujos de trabajo

Eficiencia

– Más control del proceso
– Menos dependencia de los usuarios
– Más precisión = menos errores
– Los aprobadores tienen la capacidad de ver toda la información necesaria
– Rápida respuesta ante incidencias
– Auditorías más rápidas y sencillas

Control Documental Centralizado

– Capacidad de procesar de un modo centralizado todo tipo de documento electrónicos, PDF y papel
– Acceso simultáneo de múltiples personas al mismo documento
– Reduce tiempos dedicados a creación y presentación de informes, auditorías, etc
– Cumplimiento legal en todo el proceso

Fácil integración

– El software se integra perfectamente en la infraestructura existente.
– Se aprovecha la lógica previa para una implementación rápida y sin inversión adicional.

Reducción de costos

– Ahorros en los costes de proceso
– Elimina tareas manuales en el proceso
– Elimina costes de almacenamiento y búsqueda de documentos

El rol administrativo-financiero desempeña una función fundamental en toda entidad. La mayoría de las operaciones que acontecen en este ámbito todavía son manuales y laboriosas

Los beneficios que las soluciones y tecnologías de automatización ofrecen para optimizar estos procedimientos empresariales son evidentes y necesarios

Casos de uso

Contabilizar facturas emitidas y recibidas de forma automática se convierte en un proceso esencial en cualquier empresa. Y no es solo para el departamento financiero:

Compras

Validación

Digitaliza, valida y contabiliza las facturas de proveedores

Verifica que la factura cumpla con los requisitos legales y fiscales, como el número de IVA y la fecha de vencimiento

Finanzas

Ahorro

Agiliza el proceso, reduce riesgos y mejora el control

Genera informes detallados sobre los gastos para ayudar a la empresa a identificar áreas de ahorro y a tomar decisiones financieras informadas

Auditoría

Estrategia

Accede a datos contables y realizar análisis detallados de los gastos, de forma rápida y sencilla

Estos análisis pueden ayudar a la empresa a identificar posibles irregularidades o fraudes